Zarządzanie HR – na jakie funkcje oprogramowania zwracać uwagę?

Odpowiednie zarządzanie HR – w każdym większym przedsiębiorstwie to w dzisiejszych czasach standard. Jak sama nazwa – rozwinięcie skrótowca – wskazuje HR (Human Resources oznaczające zasoby ludzkie) skupia się na ludziach. HR jest niczym innym, jak pracą wykonywaną przez ludzi. A żeby praca ta została wykonana odpowiednio, koniecznie jest odpowiednie otoczenie, etyka oraz dobra atmosfera, sprzyjająca produktywności. 

Działy HR prężnie się rozwijają, dzięki odpowiedniemu zarządzaniu. Podobnie zresztą jak użytkowane przez HR’owców oprogramowania. Dziś aplikacje mobilne wspierające zarządzanie HR to coś więcej niż lokalna lista płac. W ofercie oprogramowania dla firm znajdziemy szereg funkcjonalności, mających za zadanie usprawnienie i częściową automatyzację czasochłonnych procesów. Tym samym dają one możliwość pracownikom i kadrze zarządzające skupienia się na innych, istotniejszych zadaniach. Chcąc wdrożyć do firmy system optymalizujący procesy oraz do komunikacji wewnętrznej w firmie pojawia się pytanie – jaki system wybrać? Na jakie funkcje warto zwrócić szczególną uwagę? Tradycyjnie – odpowiedź znajdziesz w tym artykule. 

Co chcesz osiągnąć?

Przed zadaniem sobie pytania o istotne dla działu HR w Twojej firmie funkcję, należy rozpoznać cele wprowadzenia takiego oprogramowania. Generalnie można wyodrębnić pięć głównych procesów, które taka aplikacja obsługuje. Są to:

• administrowanie listami płac,
• zarządzanie sprawami pracowniczymi m.in. urlopy, dojazdy itd.,
• automatyzacja rekrutacji,
• analizowanie danych i planowanie oraz
• komunikacja wewnętrzna.

Mówiąc bardziej ogólnie zadaniem oprogramowania jest digitalizacja procesów oraz stałe przekształcanie i optymalizacja środowiska pracy. Zwalnia to kadrę zarządzającą z pracochłonnych analiz i prac administracyjnych, dzięki czemu oszczędzają czas i mogą poświęcić go na działania strategiczne. W tego typu zadaniach czynnik ludzki jest niezastąpiony, a ich odpowiednie wykonanie jest wartościowe i ważne. Jeśli pracownicy mają możliwość korzystania z mogą skoncentrować się na kulturze pracy, utrzymaniu pracowników i innych priorytetach o wysokiej wartości.

Przed wyborem oprogramowania do zarządzania HR warto przypomnieć sobie cele krótko i długoterminowe, zerknąć na misję i wizję przedsiębiorstwa. Pomoże to w sprecyzowaniu celów, co z kolei ułatwi wybór aplikacji pokrywającą potrzeby Twojej firmy. 

Na jakie cechy zwrócić uwagę?

W projektowaniu najważniejsza jest użyteczność i prostota obsługi. Na tym samym skupiać powinni się deweloperzy oprogramowania do zarządzania HR. Powinno ono być proste i intuicyjne. Co jeszcze jest istotne? 

Dynamiczny system 

Firmę można traktować jak organizm, a pracownicy to organy. Kontynuując to porównanie –  oprogramowanie powinno być jak dobry system odporonościowy. Na pewno nie powinno ograniczać działania firmy. Powinno stale się aktualizować i podążać za rozwojem firmy. W takiej sytuacji oprogramowanie wspomaga efektywność i produktywność organizacji. 

Bezpieczeństwo 

Jak w przypadku wszystkich aplikacji mobilnych – cyberbezpieczeństwo w przypadku aplikacji dla firm jest istotne. Powiem więcej, jest ono nawet ważniejsze, ze względu na ogrom danych firmowych, które z dnia na dzień są do nich wprowadzane. Nie tylko znajdziemy tam dane osobowe pracowników, ale także plany i analizy firmowe. Mając to na uwadze, wybieraj zaufane software house’y, bądź gotowe rozwiązania pochodzące z pewnych źródeł. Dodatkowo warto, aby dostawca oprogramowania zapewniał serwis i wsparcie techniczne w razie potrzeby.

Mobilność

W dzisiejszych, bardzo dynamicznych czasach, a jednocześnie erze pracy zdalnej zarówno jak pracowników, jak i pracodawców bardzo istotna jest mobilność. Zarządzanie HR, w którym każdy pracownik ma dostęp do systemu z perspektywy swojego smartfona. Dostępność oprogramowania w dowolnym miejscu i czasie pozwala na efektywne wykorzystywanie czasu pracy oraz realizowanie rozmaitych zadań nie tylko w siedzibie firmy.

Zarządzanie HR – najważniejsze funkcjonalności

Ten punkt powiązany jest niejako z punktem pierwszym. Czy istnieje rozwiązanie idealne dla każdego? Nie. Zarządzanie HR jest to ściśle powiązane ze specyfiką pracy całej organizacji. Biorąc to pod uwagę przewagę zdają się mieć rozwiązania, które można dostosować do sposobu pracy i komunikacji firmy. A zatem rozwiązania powstające przy współpracy z software house’ami. Można jednak wyszczególnić popularne funkcjonalności, które znajdą swoje zastosowanie w większości organizacji:

Komunikacja wewnętrzna

Wdrożenie oprogramowania HR sprawia, że zarządzanie projektami i sprawami pracowników staje się łatwiejsze. Dodatkowo, wspomaga ona wymianę informacji między działami firmy. Komunikację zapewniać może m.in. tablica ogłoszeń. 

Sprawny obieg dokumentów

Dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu z poziomu smartfona dla pracowników jest bardzo istotna. Warto, aby dokumenty jakie jak wnioski były dostępne również w formie edytowalnej. Zarządzanie dokumentacją w firmie jest również istotne ze względu na odpowienią archiwizację. 

Ankiety – zbieranie feedbacku

Częstym problemem w firmach jest brak informacji zwrotnej od pracowników. Kadra zarządzająca nie weryfikuje czy wprowadzane zmiany przynoszą oczekiwane efekty. W organizacji należy monitorować opinie pracowników. 

Zgłoszenia BHP

Możliwość dodawania funkcjonalności rejestr BHP, która znacznie wpływa na bezpieczeństwo pracowników. Co więcej jest w stanie przyczynić się do skrócenia czasu naprawy usterek i usuwania niedogodności. 

Rekrutacja

Zarządzanie HR nieodłącznie wiąże się z zatrudnianiem nowych pracowników do firmy/ Wdrożenia oprogramowania dla HR usprawni i przyspieszy procesu rekrutacji.

Analiza dokumentów

Możliwość bycia na bieżąco ze sprawami pracowniczymi, daje kadrze zarządzającej możliwość szybkich reakcji na sytuacje problemowe. Sprawia to, że cały zespół czuje się zaangażowany w życie firmy.

Podsumowanie

W odpowiedzi na potrzeby działów HR, bazując na wieloletnim doświadczeniu System został stworzony z myślą o Działach HR. Jest to rozwiązanie, dzięki któremu specjaliści mają możliwość bezpośredniej komunikacji z każdym pracownikiem. Wersja mobilna aplikacji została zaprojektowana tak, aby pracownicy mieli natychmiastowy dostęp do ważnych komunikatów z poziomu swojego telefonu oraz mogli tworzyć zgłoszenia i publikować informacje. Aby poznać więcej szczegółów, odpowiedź stronę produktu.