Zarządzanie procesami produkcji bez papieru

Dokumentacja techniczna jest nieodłącznym elementem każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego. Ze szkodą dla środowiska, dokumenty te w większości przypadków dystrybuowane, a następnie archiwizowane są w formie papierowej. Firmy z długoletnią tradycją, korzystające z drukowanej dokumentacji technicznej często nie szukają alternatywy. Regały w biurach, gęsto obłożone segregatorami pękają w szwach, a znalezienie odpowiedniego dokumentu w tym pokaźnym archiwum jest zazwyczaj czasochłonne. W celu optymalizacji procesów produkcyjnych, do firm zaczęto wprowadzać elektroniczne systemy do zarządzania dokumentami. Z tego wpisu dowiecie się jak i dlaczego warto ograniczyć papierową dokumentację produkcyjną oraz zastąpić ją nowoczesnym systemem digitalowym.

Systemy do zarządzania dokumentacją

Istota prowadzenia i użytkowania dokumentacji leży w przepływie informacji. Jest ona nośnikiem danych pomiędzy pracownikami działu produkcji. W skład takiej dokumentacji wchodzą m.in. Przewodnik produkcyjny, Karty technologiczne, Instrukcje montażu czy Karty pracy. W związku z tym, że są one często szczegółowe i wielostronicowe, a także więcej bywają aktualizowane – ich papierowa forma zajmuje dużo miejsca i trudno szybko do niej dotrzeć. Na rynku coraz popularniejsze staje się rozwiązanie polegające na zastosowaniu informatycznych systemów zarządzania dokumentacją. Stosowanie tego rodzaju narzędzi w dużej mierze przyczynia się do optymalizacji czasu pracy i przepływu informacji. 

Jak podają niektóre dane statystyczne rynek oprogramowania do zarządzania obiegiem dokumentów wzrasta o około 20% każdego roku. Zarządzanie procesami produkcji w takiej formie wprowadzane do firm są stopniowo i nie od razu obejmują całość procesów biznesowych. W Polsce oferta systemów do zarządzania dokumentami jest szeroka. Jednak każdy z systemów wyposażony jest w nieco inne funkcje. Dedykowane są różnym działom, celom i potrzebom. Wielu ekspertów uważa, że potencjał systemów do zarządzania  dokumentacją techniczną nie jest w pełni wykorzystywany zwłaszcza w przedsiębiorstwach produkcyjnych. A powodów do ich wprowadzenia jest wiele. Dzięki nim wyszukiwanie dokumentów staje się prostsze, a ich wersja jest zawsze aktualna, eliminując tym samym potrzebę przedrukowywania i ponownej dystrybucji nowej wersji. 

Podstawą systemów do zarządzania dokumentacją techniczną jest ich bezpieczeństwo i spełnienie kryteriów związanych z m.in. z obiegiem czy archiwizacją danych. Dlatego warto zdecydować się na systemy pochodzące ze sprawdzonego źródła, gwarantującego poufność danych firmowych i pracowniczych. Muszą także radzić sobie z przetwarzaniem dokumentów papierowych, których na razie nie daje się wyeliminować w pracy biurowej. 

Prognozy rozwoju

W związku z prognozowanym rozwojem tej gałęzi rynku, poza oczywistym jego następstwem – wzrostem popularności samego rozwiązania – producenci rozwijać będą same systemy o dodatkowe funkcjonalności, bądź udoskonalać już istniejące. Są to m.in.:

• mobilny dostęp do systemu,
• rozwiązania optymalizujące workflow, 
• łatwa integracji z systemami wykorzystywanymi dotychczas w firmie. 

Aplikacja z dostępem mobilnym

Jednym z rozwiązań dostępnych na polskim rynku jest aplikacja INSTRUKCJE z mobilnym dostępem dla pracowników. Dzięki niej  w prosty i szybki sposób monterzy otrzymują dostęp do dokumentacji technicznej i instrukcji montażu. Aplikacji mobilnej na tablet, eliminuje konieczność drukowania potrzebnych dokumentów, Pracownik za pomocą kilku kliknięć wie dokładnie co ma robić i nie traci swojego czasu. Dodatkowo system może automatycznie naliczać ile zajmuje mu montaż wybranego produktu. Dane analityczne będą wtedy dostępne z poziomu panelu administracyjnego.

Wdrożenie systemu

Jedną z firm, która skorzystała z aplikacji do zarządzania firmą produkcyjną jest Największa Wioska Okienna w Polsce należąca do firmy Dovista z Grupy Velux. Jej celem było ułatwienie i przyspieszenie przepływu informacji między pracownikami. Aplikacja mobilna w wersji iOS i Android stworzona została dla pracowników produkcji jak i kadry zarządzającej. Efektem jej użytkowania jej znaczne usprawnienie procesu komunikacji, przyspieszenie procesu zgłaszania zdarzeń BHP czy rekrutacji, jak również znaczna oszczędność kosztów związanych z wydrukiem materiałów firmowych.

Podsumowanie

Obecnie, systemy wytwarzania muszą być przygotowane do produkcji wyrobów w możliwie najkrótszym cyklu produkcji najlepiej z pominięciem żmudnego procesu przygotowania i dystrybucji dokumentacji w formie papierowej.